職場の問題地図

 

 

仕事について自分の行動や、上司のあるべき行動、進めか方から考え方が事細かに説明していました。

 

その中からこれは特にも大切だと思った部分をまとまていこうと思いますっ！！

 

 

 

◇手戻りをなくす

 

仕事をしていて、やり直しって言われる時があると思います。

それってかなりのタイムロスになります。

そこで本書では紹介していたのが

 

方法の一つがいきなり100点を取りにいかないということ。

100点を設定することは大切で、まずそこを目指して人は頑張ると思いますが、その100点までのプロセスを設定するということ。

いきなり100点だと思って期限日に上司に結果物を出しても、ちがうと一言言われたら、また修正しなければなりません。最悪の場合最初からやり直しということも…

そうならないために100点までのプロセスの中で報連相を3回、4回、5回とステップを踏むこと。

 

次に上司と部下の認識がズレている場合。

これが手戻り作業の1番の原因になっている可能性が高いようです。

上司の場合は部下に仕事を与える時にざっくり伝えていないか？という部分を見直しましょう。ちゃんと伝えていないからズレが生じるとのこと。

逆に上司から仕事を与えられた時、すぐに完成イメージを図に出来るか？

すぐ図にして完成までのプロセスを作りましょう。

そして上司や仲間に相談しましょう。

 

 

 

 

◇5つの要素で仕事をとらえる。

本書でもっとも重要で筆者が一番伝えたい部分です。

 

仕事を一言で言うと『インプットを成果物に変える』取り組みです。

多くの仕事は自分一人で完結できません。すなわち関係者を意識する必要があるのです。

仕事をまとめると、5つの要素で成り立っている。

①目的

②インプット

③成果物

④関係者

⑤効率

 

図にすると以下のようなものになります。

 

 

 

 

 

 

◇無駄な会議をしない

無駄な会議は組織の諸悪の根源です。

会議は行った方がいい！となってはいるもののダラダラしてしまったり、内容の悪い会議でも具体的にどう悪くてどう指摘したらいいのかわからない…となってしまいます。

 

本書では無駄な会議をとりまくベスト5を紹介していました。

①会議のやり方がなっていない！

・会議の目的を示していない

・進行役がいない

・一部の人しか意見を言わない

・で、この後どうすればいいの？となる

 

②上司の業務設計・管理スキルが低い

・今回の会議は必要かと言う判断

・目的の設定

・出席者の選定、役割分担

→会議への参加に不要な人員もいる可能性がある

・事前の情報提供

 

③部下の伝えるスキルが低い

プレゼンテーションスキルもまた会議の効率と品質を大きく左右します！！

・何について話しているのかわからない

・何を言いたいかわからない

・話が長い

・脱線しまくる

 

④対面至上主義

とりあえず面談したり、話し合ってみようという突発的な打ち合わせが増えると対面至上主義が形成せれていきます。

この場合自由な働き方が阻害される可能性が高いとのこと。

もちろんコミュニケーションを密に取るというメリットはありますがお互いわかった気になってしまうリスクも生まれてしまうというところを気をつけましょう。

 

 

⑤時間は無駄だという上司の幻想

裁量労働などの残業代をつけられない会社や管理職だけの組織にありがちなこと。

部下に仕事をふっても人件費は変わらない。その結果上司は時間は無限にあるかのように部下に残業をさせてしまっている状況ができあがります。自分にだけ都合のいい錯覚を起こしてしまいます。いいことなしです。

 

 

無駄をなくす方法

目的をしっかりすることが大切になります。

そのため目的は何で、どんなアウトプットを期待するかをはじめに定義しましょう。

そして会議中は伝わりやすい発言を意識しましょう。難しい言葉や、長くダラダラと話したりする場合伝わりずらくなります。なので議事録を取りやすい発言を意識すること。

話のスピードや要点、結論を伝えましょう。

 

 

ここで、悪い発言といい発言

 

悪い例

上司『ほほう、いい提案だね。面白い！うーんでも、予算がちょっと厳しいんだよね、あとスケジュールも無理がありそうじゃない？どうなんだろ？面白そうだけど』

 

 

良い例

上司『申し訳ないけど、この提案は受け入れられないな、面白いけどね。理由は2つ。1つは予算が厳しいこと。２つはスケジュール面で無理がありそうなこと。』

 

 

下の良い例は明確です。

 

 

 

 

 

◇知っておきたい職場の病

 

「誰がなにやっているのかわからない状態」が生み出す5つの病

 

・新人が孤立する病

・汗をかくことこそが美しい病

・属人化病

・チーム編成・役割分担不全症候群

・助け合わない病

 

この中でも私は属人化病に気をつけたいところです。

属人化とはある業務を特定の人が担当して、その人にしかやり方がわからない状態になること。

これは私も注意された経験があるし、逆の経験もありました。

マニュアル化されている仕事だからこそ、特殊な仕事がストレスになることがあると思います。イレギュラーなケースにも対応できるように、通常業務でないものは新たにマニュアルを作成したり共有できるものを自ら作成することがいかに大切かと思いました。 

 

 

 

 

 

ながながと書いてしまいましたが、仕事とは、、、とかなり考えでしまう様な本でした。

筆者がは最後にこんなことを書いていました。

 

大切なのは一緒に働いている仲間同士、膝を付き合わせて議論してみること。

組織風土、文化、価値観、『らしさ』にあった改善をしていく。

変えなければいけないものと変えてはいけないものを考える。

 

 

 

仲間とどうするか、会社や自分らしさはなんなのか、より良い環境や仕事をしていくためには合った改善を繰り返していくことなんだと学びました。