会議革命

本文から

 

「攻めるコミュニケーションをしよう」

 

・ブレーンストーミングの延長線上にある、参加者が積極的にアイディアを出し合って物事を決定する場。

・限られた時間の中で決定を下していかなければならない。

・既存の会議運営スタイルを変えるだけで各人の能力が少なくとも7,8割稼動するように変えることはできる。

・論理的思考力以前に「要約力」と「段取り力」

「要約力」がコミュニケーションの基本だ。

「要約力」と「段取り力」はビジネスマンにとって強力な武器だ。

 

・アイディアを批判する人はあたかもそのアイディアを出した人間よりも優位に立っているような印象を周りに与えるが、じつは何もしていないのと同じだ。

アイディアを否定するためには、論理力を使うのではなくて、そのアイディアより、よりよいアイディアを提出することによって、自分が否定したいと思っているアイディアを乗り越えていく。

・大事なのは発想力。

「会議はアイディアを生み出す現場である」

会議を2時間やっても3時間やってもそこでひとつでも現実を変えるようなアイディアがでれば、その会議は成功といえる。

・レジュメは、説明内容をひとつひとつ読み上げたりしなくても目でみればわかるために配るというのが、機能のひとつ。

 

・会議リーダーをつくる。

司会者は参加者のアイディアがでる方向へ水を向ける。

しゃべりすぎない、段取りのうまい人、要約力のある人が司会をやったらよい。

 

・3色に色分けして、聞く・話す

本を読むときに、青は客観的に「まあ大事」なところ、赤は客観的にみて「最重要」なところ。緑は客観性とは関係なく自分の「主観」だけで、感覚てきにこれはおもしろいと感じたところに線をひく。緑は他の人とまったく感覚が共有できなくてもかまわない。赤は他の人と本来は共有できるはずの部分である。

緑は基本的に攻めるだけのもの。

赤青は客観的な認識なので、みんなで共有できる。「ここだけは確実だね」

 

・アイディアの出やすい空間を用意する。

・ホワイトボードに書き込む

 

・会議はサッカーと似ている。

それが実際的に可能なのか、制度的に可能なのか、予算的に可能なのかということを考えるディフェンシブな人間。

結果は考えずにひたすらアイディアをどんどん出す、シュートをひたすら打ち続けるフォワード的な人間。

両者のバランスを取りながらうまくパスを出し全体をコーディネートするようなミッドフィルダー的な人間。

ゴールを決めなければ意味がないのがサッカー。そこまでにいくら手間暇かけても、ゴールに至らなければ意味がない。

それは会議も同じだ。

・日本語でいう参加とは、出席していればいいと解釈されがちだ。しかし、サッカーでは11人のうち1人でもそういう選手がいたらチーム全体が機能しない。

そこから導き出されるもうひとつのポイントとして、会議でゴールを決める気持ちのない人は会議に呼ばないことがある。

 

・会議のプロを会社につくる。

会議のプロは特別の専門知識は必要ない。それはメンバーが補えばよい。

会議のプロに求められるのは、いま何を決めなければいけないのかをつねに意識していること。会議のプロたちは、会議のメンバーに対してつねに追い込みをかける。

今何を決めなければいけないのか。

そのためには今何を話し合う必要があるのか。

・会議をクリエイティブにするのは、本来は会議リーダーがすべき仕事だ。会議リーダーは会議のテーマを設定する、その責任を負う側にある。会議のプロが会議リーダーとなることもできるが、各部署の人間が会議リーダーとしての資質を伸ばすことも大切だ。

会議のプロは会議リーダーの仕事の責任をもっと追い込んで明確にさせていく人間。会議リーダーに対して、きょうはいったい何のために集まっているのかを問う人間。

 

・審議を先に、報告を後に

重要なもの、価値の高いものを時間的にも優先させるようにする。

時間配分は以外に難しいもので、はじめにやったものに時間をかけすぎてしまう傾向がどうしてもある。

ならば時間をかけても悔いの無い最重要事項を優先する。どこで行き倒れてもいいように重要度の高いものから決めていく。

 

まとめ

会議革命を起こすための「会議リーダーの仕事」

・具体的な結論が出るようなテーマ設定をする。

・全員の目が見えるように席を配置する。

・2～4人の少人数のグループ・ディスカッションを組み入れ、各人のアイディアをはき出させる。そこで出たアイディアを全体でシェアするプレゼンテーションタイムをつくる。

・メンバーが共有できる「共通の土俵」(ホワイトボードや会議シート)を用意する

・全体の人数は12名(程度)以下におさえる。

・役職・地位に関係なく、バラバラに座らせ、席を固定させない。

・テーマに関係しない人間を会議に参加させない。

・同性だけでメンバーを構成しないようにする。

・アイディアが出ないのは会議リーダーの責任だと考える

・結論や成果をその場で文章化し、全員に共有させる。

・インスパイア・アイテム(アイディアの出やすそうな部屋、脳を活性化させるコーヒーなど)を用意する。

 

司会者の心得

・1人1回の発言を3分以内に制限する

・1回の発言について、わかりきったまとめや個人的なコメントをしない

・アイディアが出そうな人にふる。

 

会議に参加するものの心得

「会議の目的は結論をだすこと」を念頭におく

・何かを決めて終えるようにする。後戻りしない。

・出てきたアイディアが実現可能かどうか、は考えない。

・相手の考えを否定しない。

・ひたすらアイディアを出す。

・相手の思考をなぞるようにアイディアを出す。

・カオスをつくるように、書きなぐる。

・Ｂ4用紙全体を使うようにする。

・真ん中から書き始める。

・時間内にアイディアを出し切る。