トヨタシリーズ2本目

 

こんにちは

ライフスタジオ横浜青葉店のななです。

久しぶりに本を読んで、学びたいことをBlogに上げていこうと思ったのですが、読むのに時間がかかりすぎました。読み始めたのが去年の夏…239ページで終わる本なのに時間がかかりました。無事に最後まで読めましたがこれをどう自分の直したいところとつなげていこうか考えて文章にしてみました。

なぜ自分がトヨタシリーズの本ばかりを見ているかと言うと、基礎的な仕事業務について改善策の方法を知りたいからこの本を読み始めました。

前回の「トヨタ仕事の基本大全」では５Sについて、７つのムダをなくすという身の回りの整理整頓、仕事の進め方などの勉強をしました。

前回学んだ中で少しだけ解決してきたことを先に書いていこうと思います。

無駄と言う部分で改善したいことは①動作のムダ②在庫のムダ、単純に整理整頓ができているか。と言う部分を改善しています。

• 動作のムダ

これは、撮影中におもちゃを１階に撮りに行かなきゃいけないという無駄を省くために２階に棚を作り、そこに必要なものがしまえるようにしてみました。

• 在庫のムダ

放置をされないよう出したものが元の位置に戻るように収納場所に名前を付けるなどを行う前にまずどこに何をしまうのか習慣をつけるために出したものはしまいましょうと声掛けから始めました。整理をしたら空いたスペースができ新しいことに有効活用できるが、また空いている空間に無駄なものをためはじめないか少し不安です。

いるものいらないもの、必要なもの必要な時に必要なだけという判断をしっかりと下せるように倉庫にしまっていた小物たちを今のインテリアに組み込んだり、必要がなかったら捨てる対応をしてきました。

 

横浜青葉店の環境改善大臣になれるよう日々チェックをしていこうとしています。

 

今回のトヨタの段取りの本は、３日の仕事が５分で完了するという表紙の文字が気になり手に取ってみました。

私の課題は、仕事の順番を決めるのが苦手なことです。すべてを同時進行してやろうとして、今何をやっているのかわからなくなってしまうというのが毎日続いてしまい結果、提出日ぎりぎりに作業をこなしていくということが多くあります。

これをまずは直したいと思い、今回の本を読んでみましたがまさに同じ言葉が本書の3ページ目にありました。

 

最初のページに大事なことが書いてありました。

仕事のやり方＝「段取り」を見直す必要がある。しかし、目的を間違えてはいけない。

一般的な段取りの目的には、

・ムダをなくす

・スピードを上げる

・計画通りに進める

と言ったものがあります！しかし「トヨタの段取り」は………

と続きます。

ここから先は私の文章で思ったこと感じたことを書いていこうと思いますので、本書が気になった方はネットでぽちりましょう^^

 

○段取りは「Ｈｏｗ」ではなく「Ｗｈｙ」

私は、仕事を始めるとき今月は何をしなくちゃいけないのかやることを書き出します。書き出した後、手帳に何日に何を取り組むぞ、と計画を立てるのですがなかなかそれ通りに進めることができない日が多いです。理由としては、時間がなかった、資料集めができていなかった、など準備が怠っていることが原因かなと思うのですが、その前にどれが一番重要な仕事なのか順番を決めていないのも原因じゃないかなと思っています。

本の中には、段取りは「どうやるか」に目が向きがちだが、その前に確認すべきことは「なぜやるか」である。と書かれてあります。

仕事の作業なので、全部が大事なものだと思い、同時進行で進めてしまっている癖がよくないのだとこの文章を読んで「なぜやるか」について考えるようになりました。

本には、段取りを考えるときまず「How」どうやるか＝やること・やり方を考えます。

「どうやるか」も大事だがその前に「Why」なぜやるか＝目的に注目すべきですとのこと。

例えば、目的、今必要としているものを詳しく知らずにことを進めていくと求めていた人のほしかったものではないことをしてしまい時間の無駄を発生させてしまう可能性があるので「どうやるか」も考えつつ「目的は何なのか」を考えることが必要。

 

段取りをうまく進めるためには、まずは目的を確認して、それに沿ってぬけ、もれの内容に考えるスキルを見つければたとえ経験が少ない若手でも突発の事態も対応することができるかもしれないという言葉が書いてありました。

 

○段取りは「ムダ取り」

何から始めればいいのかずーっと考えている時間が本当に無駄の時間。それを解消するには、仕事の時間を3つに分類する！

業務に費やす時間は、「主作業」「付随作業」「ムダ・例外作業」と３つに分類します。

・「付随作業」とは、付加価値を生まないけれど、現時点では必要な作業のこと。

→移動時間や書類の作成などを付随作業と言うみたいです。

この付随作業をできるだけ短くすることによって作業の割合が高まるということです。

参考になる資料を見つけてコピペをしていくだったり、撮影中の衣装準備や移動する時間を効率的に無駄な動きをなくしていきたいのですが、これはずっと課題です。

・「ムダ・例外作業」は、付加価値に全く貢献しない作業のこと

無駄だと思う時間を即刻なくす努力が必要と書かれています。前回の本にも仕事や自分の動きの中には無駄が隠れていることがあるので改めて仕事の流れや自分の行動を見直す必要があると感じました。

 

○「標準時間」を作る

▶▶どの仕事に、どのくらいの時間がかかるかを把握していなければ、正確なスケジュールを組むことはできない。

いちばん早いやり方に合わせる

・平均を出してそれを目標に設定するのではなく、早い人の真似をすると効果的と書かれていましたので、私は撮影に関して撮影時間、着替えの時間を短くできるように真似をしています。まずは自分の時間を記録するという言葉がありましたので、記録用に時間管理を作成し短くなることを目標に日々奮闘をしています。

▶▶実際の作業時間が分かればスケジュールの精度が上がるとあります。

自分の作業を10分単位で書き出して、自分の仕事の時間を目に見て把握することが必要と言うことでした。実際に書き出し、これにこんなに時間をかけているんだと把握することができる。その中でどこを省けば時間短縮ができるのかと言う改善点を見つけることができるかもしれません。

 

○「ヒヤリハット」を放置しない

▶▶危険を感じたら、すぐに対策をとる

前の職場でヒヤリハットと言うものをたくさん書いてきました。

ヒヤリハットとは、作業中にヒヤッとしたこと、ハッとしたことを集めた安全管理の資料だと教わりました。事故だったりけがをしてしまったり、危険そうなことや嫌なイメージを湧いたときに書き出していました。それを一緒に働いている職場のみんなに共有をすることで周りとの共通認識、安全管理をしっかりとみんなで守れるものだと思います。また、ヒヤリハットがあることによってチームワークがまとまっていく姿があったため、職場のみんなとのコミュニケーションの使い道でもあるのではないかと思っていたら、本にも書いてありました。▼

▶▶違和感を見逃さないように！

問題やトラブルが発生する前にはその予兆などが何かあるかもしれない、少しでも気になったことは話し合いを行い、違和感をなくし作業を進めていく。その中でもし何かが発生してしまった場合、ヒヤリハットを書くだし今後の違和感にすぐ改善策を考えることができると思います。

▶▶ヒヤリハットとなる予兆に気付くには景気案や感性もひつようですが、何よりも周りと常にコミュニケーションをしっかりととっておき、違和感を見逃さないようにすることが大切なのです。と言うことです！

 

 

今回ピックアップして書きだしたものは、自分が一番理解しやすく経験したものやすぐに取り掛かることができるというものを書き出してみました。後半には自分の意見を書きすぎているかもしれませんので、気になった方は本を読んでみてください。