トヨタ　仕事の基本大全

私は、ライフスタジオ横浜青葉店に来てから、1年とちょっとが経ちました。

仕事業務の中での私の役割は、環境改善・業務改善というものをしています。

環境改善とは、日常の掃除方法、業務の改善方法を考えたり、インテリア工事を最優先で考えることをしていますが、掃除にしても今まで通りのやり方では、事務所や気になっている場所の掃除が効率的にきれいになることができません。

そこで「環境改善＝仕事の基礎を学ぶ」ということである一冊の本を読むことにしました。

その本の内容を自分なりにまとめて書いてみるBlogになります。

気になった方は見てください！

 

ある一冊の本というのは「トヨタ　仕事の基本大全」です。

仕事の基本、整理整頓についてが書かれた読みやすい本になっています。その中の一部分を自分なりにまとめてみます。
その第一章が今回、始まります。

 

現場で考え、現場で研究せよ　という言葉から始まる

無駄を宝に変える話

トヨタの仕事の基本中の基本「５S」について

 

〇無駄を宝に変える

 

＼(゜ロ＼)? (／ロ゜)／

 

Q：まずは、自分のデスク周りを確認してください！

１，必要な書類を探すのに１０秒以上かかる

２，１週間以上使っていない文房具がある

３，引き出しの一番奥にあるものが何かを即答できない

４，デスクの上にありながら、１か月以上触れていない書類がある

５，パソコンのデスクトップがファイルでいっぱいになっている

 

上記の中で、１つでも当てはまる人は、

『仕事の無駄が発生しているみたいです(-_-；)』

実は、私も３つほどあてはまるものがありました…

まず、ムダを「付加価値を高めない現象や結果」と定義し「７つのムダ」をなくすことに徹底しています。

①作りすぎのムダ

②手持ちのムダ

③運搬のムダ

④加工そのもののムダ

⑤在庫のムダ

⑥動作のムダ

⑦不良をつくる無駄

 

普段、自分で考えて行動をしている中に７つのムダが入っていると思うと、数分数秒でも時間ロスをしていると思いました。

これってつまり、まだまだ考え方が甘いってことですよね。

細かく砕いていくと、

③動作のムダ

・取りに行く無駄

・必要なものは持っているか自分の近くに置いておくこと

・いちいち取りに行く時間が無駄

 

⑤在庫のムダ

・ものの放置

→放置されたものを整理すれば空いたスペースを有効活用できること

 

⑥動作のムダ

・何度もものを取りに行き来をしてしまうこと

 

⑦の不良をつくるムダ

・間違った行動で大きな問題を作りかねないということがあるので、パソコン上の整理整頓や身の回りの整理整頓はしっかりと行うべきである。

・片づけをすれば、こうした無駄の数々を確実に取り除き、利益を生む土壌に変えることができる。

 

けして、整理整頓ができていないからということではありません。

そこから綺麗にすることによって身の回りのことが見れて、仕事がしやすくなるということだと思います。

 

 

●無駄を宝に変えるための技術が、トヨタの「５S」というものです。

５Sとは、５つの活動の頭文字をとった言葉で、職場環境を維持・改善するうえで用いられるスローガンとのことです。

・整理

・整頓

・清掃

・清潔

・しつけ

整理・整頓すれば仕事のスピードがアップする

 

整理＝「いるもの」と「いらないもの」を分け、「いらないもの」は捨てること

整頓＝「必要なもの」を「必要なとき」に「必要なだけ」取り出せる状況にすること

 

Q：仕事中に上司から、「〇〇の資料を見せてほしい」と言われ

１０秒で出すことはできますか？

 

A：出せない人は整理整頓ができていないということ（私もです…( ；´Д｀)

 

・今日の仕事で必要な資料はどれなのか

・整理・整頓の鉄則は「必要なもの以外は上に出さない」

・帰るときには使ったものすべてが収納されデスクの上がきれいな状態なのが理想なので、

余計なものがあると１０秒では必要な資料を用意することができません。

 

〇綺麗にすることがゴールではない

・ただ並べただけは「整列」しただけ

→ただ並べたというだけで満足してはいけません。

・捨てる基準を持つ

→「いつか使うかもしれないから」という言葉ごと捨てましょう

「本当に必要かどうか」の判断基準、つまり「捨てる基準」がなければ、物を捨てることはできません。

 

〇いつかをいつまでに変換する

いつか使えるかもしれないという言葉を捨ててください。

「いつか使うもの」に対して「いつまでに使うか」を問えるように期限をつける必要があります。

• 今使うもの
• いつか使うもの
• いつまでたっても使わないもの

に分けてください。

いつか使うものに対して期限を作りますがそれでも③になってしまったら処分するという原則を作ったやり方にすれば少しは無駄なものがなくなっていきます。

※大事な資料ほど期限は短くね^^;

・捨てづらいものほどルールが重要

 

〇他人でも探せるように「定位置」を決める・「姿置き」する

「使ったものは片付けよう」

これが、今の青葉には欠けている所です…

私も含め使ったものは出しっぱなし、もとの場所に戻さず誰かが気付いたときに戻す。ということが多くなっています。

これをなくすために

「置き場所に名前を書く」ということをやるべき

名前じゃなくてもいいので、線を引いてどこに何を戻すのか表示をする。そうすれば少しでも意識して戻すこともできるし、戻っていないことにすぐ気づける。

 

『整頓はチーム力を高める』という言葉がありました。

一人以外のみんなが置いている場所などを把握していると協力して物事が進められるようになる。整理整頓しておけば、チームワークも発揮しやすくなる！とのことです！

これはやるしかない！！！

 

〇清掃道具は「視える化」する

デスクの周りに掃除道具を置いておけばいい

PCの裏側…

Q：どのくらいの頻度でホコリ取りをしますか？

自分はずぼらなところがあるので、月１くらいにしかやりません。

それだったら、手元にすぐホコリが拭き取れるような状況があったら見つけたときに「ふいっと」掃除をするかもしれない！

PCの横にホコリ取を置くことにしよう！

 

この考えだけでも、整理整頓の一歩を歩んでいますよね！

そうゆう、小さなことから始めていきましょう！