すごい会議

大橋禅太郎　著

 

この本は、デザイン室での会議をより良くするためにどうしたらいいのかを考えていて出会った。

まず題名が「すごい会議である」今のデザイン室の会議は当初よりは格段によくなったものの、まだ何か消極的であり、少しづつしか変化していない。しかし毎週かなりの時間を費やしている。仕事がたくさん残っていると皆仕事に目が行きいらいらしてくる。

早く終わらせる方向に行ってしまうのだ、私も当初はそうだったが自分で付くて行くんだぐらいの気持ちで今は望んでいる。

そこでこの本を手にしたのだが、まず著者のすごい会議に出会うまでの人生がすごい。こんな人、いるとは思っていたけど本当にこうやって生きていくんだなあと妙に感心してしまった。まず生きる姿勢がもう普通には生きられないという形である、普通が何かという答えは出ていませんが。私が普通だとしたら本当にこの著者は人生を自分で切り開くすべを知っているのだなと感じた。

まず、全ては自由のためというか、経済的なものを得るために社長になるとか3億円もらえるようだから応募するとか、スマトラのジャングルに行ったりだとか、シリコンバレーに乗り込むとか。破天荒なように見えて自分で求めたから与えられたんではないかという事例が盛りだくさんである。

 

そして、アメリカでGAZOOBAというIT関連の会社を運営しながら、倒産の危機に陥りそこでユダヤ人マネジメントコーチのハワード・ゴールドマンより経営ミーティングの方法を伝授される。

 

u       会議の目的を確認する

ハワードは皆を集め、こういった。

当日のルールや進め方を説明してスタートを切った。

「この9時間何もおこらなかったら最悪だ、最初の質問は「このミーティングが終わったときにどんな成果をあげる事を期待しているのか？」これをまず手元の紙に書いてから発表する」

まず、9時間も会議をするのか！素晴らしい！と考えてしまった。こんなに会議に時間を使うなんてよほど困っているか、そういうことに力を入れていない限りできないだろう。しかし本社では今後1日を社長との会議の時間に当てることになっている。素晴らしい。絶対にいい時間にしなくてはと考えている。

ここで重要なことはその時間に期待することを書くことで、会議に臨む姿勢が変わってくるということであり、目標をみなで共有することが出来る。

そして紙に書いてから発表することのメリットはなんだろうか。ここでそうかあ！と納得したことは。書いている間は他人の意見が見えないことであった。

口頭で発表していくと2，3人目からは「私もそう思ってました」とかになるであろう。良く聞く話である。そしてハワードはこの紙に書く方法を納得させるために、

＜実体験＞→＜質問＞→＜洞察の提示＞という形を取った。これにより納得度が上がる。これはとても効果的であると考えた。

そしてここから得られるものは会議に対する臨む姿勢である。

・経営の中心となるマンバーが緊張感を持ってそろった

・人の意見を気にすることなく、それを発表する仕組みを手に入れた

・参加させられているという感じから「何かやってやろう」と言う気分になった、それも自分自身が一番それに貢献できるという感じで。

これは会議に姿勢としてはベストではないだろうか。

デザイン室では同だろうか、確かに会議の目的はあるのに、人任せ感は否めない。

この姿勢を手に入れる為にやってみたいと考えている。

 

u       今達成できていることを考える

またハワードからの質問で「今までに何が達成されたか」を紙に書いて発表していく。

ここでは問題にまず目を向けるよりも前向きないい雰囲気が作られる。デザイン室もいつも暗い会議の雰囲気から脱するためにはいいかもしれない。

 

u       時間厳守は自分たちで実行する

これは人任せにせず一人ひとりが会議に対して向かう姿勢ともか変わってくる話だ。そして会議の環境も重要ではないかと考えている。日本デザイン室では、今まで会議は作業台の上でやっていた。仕事が山済みの中パソコンに目を向ける人、仕事でいらいらする人。これを改善するために、場所を隣のソファーと机のある場所に移動した。これは会議得の集中であるし、積極的な会議への参加につながっていると考えている。

次にこんな質問が出た。

「会社全体としてマネジメントチームとして直面しているチャレンジに関してどんな問題点や懸念があるか。最も重要と思うことを2.3個書いて下さい。」

 

u       問題を「どのようにすれば」に置き換える

これはたとえば最近「デザイン室の仕事が楽しく感じれない」という話をした時に、「じゃあどうすれば楽しくなるのか」を考えるようになった。そして答えを得ようとた。

この本の中では一歩進んで、答えを考えるのを皆が出来るようにするには、楽しい質問にすれば良いと書いてある。「日本一」とか「世界一」とかつけると出来やすいそうだ。ではデザイン室は「世界一楽しいデザイン室を作るためには」になるのであろう。

 

u       言えない問題を言ってみる

次にこんな質問である「いわなかった問題、言えない問題、いってはいけない問題はなにか？」

「この会社のひどい真実は何か？」

「では最後に、あなた自身の真実はなんだ？」

これは問題の本質に入っていくアプローチである。これをしていくことで本当に解決するべきことを見出していくのだ。これは有効だと考える、いつも問題の本質をわかっていないといわれるからだ。

また立場に関係なく発言ができることも有益であるとあった、たしかに対等な立場で物事を見つめていけるのであろう。

 

組織を「自己啓発」する

u       「戦略的フォーカス」を設定する

次は未来についてのアプローチになっていく。

「このチームでこれから半年で何か主な成果として何が作り出されるか」

それを3行で

「X年Y月Z日までに

～(何らかの数字または測定できること)～を達成することによって

～欲しいインパクト～となる。」

これによって、この後のやるべきことが明確化してくる。

そしてより効果的な解決策を模索するようになる。

チームのメンバー皆で作ったことによって合意をして共に進んでいくことが出来る。

これにより、共感のもてる、短期的で明確な目標を手にすることが出来る。

今のデザイン室で見てみると、ライフスタジオの中の大きな目標はあり、そして個人の目標はある、しかしデザイン室自体の明確な目標はあっただろうか。

これを皆で考えて進んでいけたら大きな飛躍と発展につながるだろう。以前、仕事を楽しくするためにはと社長に聞かれたときに、共通の目標を共に達成すればいいのではといったとき、社長がそうだといっていた。その共通の有益な目標設定が今無いことに気づく。

今後作っていく。

 

u       目標達成の為に何をするか

「これを手に入れるために何をマネージすればいいか」

*全員自分が必要と思っている昨日は明示的にどこかに必ず入っている。

*この組織図は私が作った

*上下関係が書かれていない

というように、組織図を作っていく。

そして誰がどの分野をやっていくのが一番効果的なのか。を皆で考えていく。

これにより目標達成の担当分野の明確化が行われた。

 

u       コミットメント・リストを作る

そしてそれぞれのX年Y月Z日までに～を達成すると書いていく。

そしてお互いの担当分野に対して、いついつまでにこれをして欲しいと日付けを書いてリクエストをする。

目標達成のための計画作りである。

 

u       どうすれば計画通りに進められるのか

そして、著者は最初は毎日朝15分皆で集まってコミットメント・リストの進行状態をチェックした。そうすることで進行具合により全体の業務が進みやすい。

そのチームに合った、進行状況管理方法を編み出す。

 

会議が変われば会社が動き出す

ここでこの様にかいぎをし目標を遂行していくとそこで必ず問題にぶつかる。

今までやってこなかったことをやっていくのだから、当然である。ここで問題解決のステップはこうである。

1.　問題点または懸念→パワフルな質問で表現する。

問題を「どのようにすればOOできるだろうか」の形にする

2.　現時点での状況→(データ/事実/何が起こったのか？/何を感じ取れるか、観察できるか？)

3.　提案、代替案、創造的な解決策、検討の可能性

4.　アクション―成功の定義が決まっているコミットメント(いつまで？質？量？誰がどの様に知るか？等)

 

「集団解決の型」を使う方法

問題を「出来る・出来ない」→「やる・やらない」に形を変える。

優先順位を元に、ミーティングのゆるす限り、次のステップをする。

１．)問題を「どのようにすれば～出来るだろうか」の形に書き換える

2.　)現状を書いて、発表する。

3.　)代替案を各自紙に書いて発表する

4.　)どれを実行するかしないかを決めて、担当者と期日と望まれる成果を正確にし、コミットメントリストに記入する。

ミーティングの終了時間10分前になったら、残った問題を、誰がいつまでに解決するか(とりあえず方っておくか)を合意する。

目標の達成の障害となることにシステマティックにアプローチし、討議し、解決する方法

である。

 

この全てのプロセスを踏むことによって

「すごい成果」を生み出すのである。

 

私はこの本を読んで、実行に移すことにする。

今デザイン室で行われている会議を改革するのである！

これは容易な道ではないだろう、それは今までやってことの無いことだから、しかし今私たちは仕事の質を上げて進んでいかなければならない。そうしないと自分自身が人生を疲れる原因になるだろう。しかし今ここで仕事の質を高め目標を達成することが出来ればそれは人生の大切なこのひと時を大切な仲間と共に有意義に生きていくことが出来るはずである。

こうご期待下さい。