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「トヨタ仕事の基本大全」で討論!!

2018/6/18

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「トヨタ仕事の基本大全」

~はじめに~

今年の主題討論の目的は、日常での実践である。

ライフスタジオ(ココハナ)における現在の課題

・  スタッフの高齢化と共に働き方を見直す

・  予約率の変化

・  個人の成長から、チームワークとして目標達成に観点を向ける

こういった課題がある今だからこそ、実務能力をより高めることと、仕事を仕組化していくことが大切。「トヨタの仕事大全」は一生使える仕事における原理原則が書かれている。取り入れられるところは取り入れながら基本を習得できればよい。

以下、討論内容議事録。章ごとにいくつかピックアップして、内容整理と討論を行った。

 

~Chapter1~ 「トヨタが大事にしている仕事哲学」

3.「誰から給料をもらうのか」を考える

●会社から給料をもらうのか、お客様から給料を貰っているのかを考えることによって働き方が変わる。問題が起きた時、お客様の為にと考えて行動する事が大事。

5.横にたくさんできる人になる

●色んな分野に多様できる知識がある人が、会社に必要になり成長させる人材になる。

・FTPはカメラマンがやる仕事だった(以前は)

・マトリックスの担当業務はみんなができれば、多様な意見がでて更に改善できることも増える。

・デザイン室の事を知ってる人がいると、そちらの意見に寄り添える

7.「者」に聞かず「物」に聞く

●物事は、現場に行かないと分からない事がある。

・商品のクレームなどは実際に見ないと分からない。

・ライフ内で考えるのと、お客様目線で考えたり見たりするのとでは判断が違う。

・現地現物で物を知ることが大事。

・「事実」と「意見」を分けて聞く、伝えることが大事

9.改善・問題解決に終わりはない

・問題としている物は何なのかをそのつど立ち返ることが大事

・会社とは変わっていかなければならないが、人とは変わることに対して抵抗がある。

・良くなるためにはビジョンが共有されていないと、抵抗してしまうのではないだろうか。

 

~Chapter2~トヨタの仕事の基本中の基本「5S」

21.他人でも探せるように「定位置」を決める

●自分だけではなく、他人でも分かるようにする。

・おもちゃ部屋の小物を定位置を決めて置くことにより、瞬時に取り出せるようにする。=嫌々の子が来た時に1秒を争う時はより良いパフォーマンスができる。

・髪飾りや帽子を探すときの無駄をなくすための定位置を決めると良い

・何分、何秒以内に取り出せるか。時間も意識することが必要。

・備品のストック場所を共有出来たらよい。在庫が色々な所にあると残っているのか、足りないのか分からない。

 

~Chapter3~全ての仕事のベースとなるトヨタの「改善力」

31.「作業」と「ムダ」に分ける

●正味作業をやるためには、不随作業は欠かせない

・報告書→形式の違い、写真の大きさだったり。ムダな作業に気づかされる。ストレスに感じることを書き出して、改善していく事が大事。

・限られた時間でやれることが出来たらいい。無駄なものを見極める。

・カメラ持った時に、整っていない時(パパママの姿勢だったり)にコーディが子どもをあやしにいく行動が無駄だな…と感じた(体力も持たない)

・コーディが滑った時の、フォローは大事!(フォローはムダではない)

・無駄がないと言うのも味気ない

・分類の時の癖を修正する写真の加工も無駄

33.仕事を分割して改善点をあぶりだす

・違う所に行くと、いろんな観点で物を見ることができる。

・写真も分割してみることができる。

・モニターの無駄がある。大宮と代々木で音量の設定の違いがある。

34.「楽になる」ために改善する「ムダ」「ムラ」「ムリ」を取り除く

・ムラ→1シーンの写真の撮りすぎ

・生ものの生産が多くなったり少なくなってしまうと、破棄する事になったりして無駄が生じる価値を生み出すために改善する。

・楽を第一に考えない方が良いと思った。より仕事がスムーズに進むための楽。

・FTPの改善

36.マルを描いてたつ

・図書館勤務で一定の場所で作業をしていると、分類室でのスタッフの動きを見て無駄が見えてくることがある。

・撮影の時、標準で撮るか、望遠で撮るかによって見え方が変わる。撮り方が決まっているか、決まっていないか。インテリアのキメのカットが無いと曖昧で無駄がある

 

38.忙しくしている人は、問題を抱えている

・忙しくてもスマートに。忙しくしている理由が分かっているかどうか

・時間をどう使うか。代々木の七五三は時間がタイトなので、そう言う時こそ段取りをしっかり確認する事が大事。

・事務も人によってやり方が違うし、時間のかけ方を再度見直す必要がある。

・1人が忙しくしているのは何か原因がある。周囲のフォロー体制はどうか。

・「時間がある時」「時間が無い時」取り組む内容を考えて、出来たらよい

39自分の仕事を「視える化」する

・気づくきっかけを増やせばいい。現場の人が分かるようにできたら良い。

・コーディとカメラマン、どちらがやるのかケースバイケースだが決めたら良いのではないか。

・部屋移動の際どちらが案内するのかどうか。意識の問題とコミュニケーション。

 

41「標準」を決める

●誰が読んでも同じものができる仕組み。

・撮影1時間 分類30分 と決めて撮影を行うように標準を定めている。

・引継ぎ資料の制作も誰もが分かるように、改善もしていいような声かけもしてある。

・標準があれば、基準になりよりよく仕事ができる。

・ライフスタジオの写真も標準化が大事だと感じた。原本の標準化を作って、それをグレードアップさせていく事を考えている。

・自分の中で「定番」を作る。ブランドに求める定番。

43.「事後の百策」より「事前の一策」

・失敗から学ぶ。想定して準備が必要。早め早めに手を打つことが大事。お客様の声。

・「安全」に関しては常に第一に考えなければならない。

・お客様の遅刻の際、1シーン減るかもしれない想定した声掛けが重要。

・現場を訪れて、この現場ではどう言う事が起こり得るのか話すことも大事。

・HPのQAや、アメブロのよくある質問。クレームの対応も変わる。

 

~前半のまとめ~

仕事における原理原則が書かれているため、各章ごとにライフスタジオ(ココハナ)でも実践できる内容(実践している内容)があり、より日々の実践に結びつけやすかった。討論も日常の業務に置き換えて考えられるため、様々な意見が出やすかった。また、実践としてはキャンセル枠などを利用し、Chapter2の5S(整理整頓)で書かれている内容を参考に環境改善を行った。まだまだ改善に終わりはないため、今月の主題討論の目的である日々の実践に活かせたらと思う。

 

~Chapter4~ 「どんな環境でも勝ち続けるトヨタの「問題解決力」」

44「あるべき姿」と「現状」のギャップを知る

 「あるべき姿」とは・・・?ビジョン?目的?目標? 「あるべき姿」とは色々な見方がある。その立場によっても異なる。

目的を果たすための数値化が目標。

「あるべき姿」…納得した共通の認識・標準

個人が納得できる具体的且つ身近な目標設定が必要。説得ではなく納得しているかどうか。

 

45問題には「発生型」と「設定型」がある

「発生型」…クレーム、遅刻など  日々発生する諸問題(慢性化している)

「設定型」…予約状況、イベントなど 目標になる問題(あるべき姿とも関連)

 

53取り組む問題は欲張ってはいけない

大問題・中問題・小問題 業務改善は小問題が適切である。

売上を増やす→地域などカテゴリー化して考える。

(例)予約を埋める対策…中問題 リピーターがリピートしてくれない 新規が来てくれない

  対策→バトンプロジェクト ライン登録者を増やす。 オンライン?オフライン?

 

56問題を「感覚」でとらえない

(例)撮影において時間がかかってしまう → 分類を具体的にする(何を残すか、感覚だけでなく)

真因を捉えるためにも、「感覚で時間がかかっちゃったなー」とか多く取りすぎちゃったなーとかではなく、何にどれだけかかったのか、どれだけ多く撮ったのかなど、きちんと数値化して捉える事が大切。

良い例…新横浜のチェックシート。問題をその人の意欲や意識に結び付けない。

 

57問題の対策案が生まれる10の視点

①転用…衣装の他の使い道として、夏祭りイベントのバザー・千葉フォレストへの寄付

②借用…バースデーイベント

③変更…インスタ、ライトの色、音楽

 

~Chapter5~1人でも部下をもったら発揮したいトヨタの「上司力」

61「ものの見方」を伝える 「これが大切」という価値観を伝える。

・何か問題が起こった時に、どう対応するか悩んだとき、お客様の立場に立って考えてみたらいいと先輩から教わり、今でもこれを基準にしている。

・「写真で人々を幸せに」というコンセプトはココハナのみんなの中に浸透しつつある。

・あいあいに初めて参加した日に、始まる前に先輩から税金は児童養護施設の為にも使われていることを聞き、そうだなーと腹落ちした。

 

62最初から「答え」を教えない

上司がやってしまった方が早い仕事もあるが、部下の成長・学習を促すことも大事。

ただ、段階はある。初めから何も教えないのは違う。標準があるものは教える。

やらされ感・指示待ち・答え待ちではなく、「自律的な人材(自分で考えられる人」を育成するため。

 

66やってみせ、やらせてみせて、フォローする

(例)新人教育。コーディを教えるときには、まずやってみせて、やらせてみせて、フォローするのが基本。

 

67「説得」ではなく、「納得」させる

・カメラマンデビュー時、写真分析をなぜするのか?という疑問を持っていたが、やってみて「納得」した。

・撮影時に子どもを「説得」ではなく「納得」させないとダメだったりする。

・なぜ?という所を解決しないと「納得」できない。「説得」は思惑がある。受け取り手側の受け取り方にも左右される。

 

69仕事の「全体像」を見せる

部品が何に使われているかを知ることで、仕事の精度も変わる。大きな視点で物事をみる。

・フレームが実際に飾られているお客様の様子を知ることで、改めて商品の価値やイメージを持つことができた。

・(例)試合前日の日、ある監督がしたこと。サッカー選手を老人ホームに連れて行き、日本国民にどのように応援されているかなどを伝えた。自分たちの使命やサッカーをやる意味を監督は伝えたかった。

 

~Chapter6~全ての仕事のベースとなるトヨタの「改善力」

74陸上のバトンリレーのように仕事をする

・撮影プロセスにおいてカメラマン・コーディの連携がここでいうバトンに入るのでは。お互いが連携しながらきょうだいのお着替えを共にやるなど。

・ベテランカメラマンが新人コーディと入る際、アシスタントのネタをさりげなくふるなど。「クイズしようね。しまじろうがたべにいっちゃうかなぁ~」など。

・撮影をいかにスムーズにするかも連携のうちに入る。ロスタイムを無くす。ついでに何かをする。

 

84失敗事例はどんどん共有する

人を責めずに仕組みを責める。共有。日々の業務改善会議がここでいっている内容。

 

85本音の話し合いは事実ベースで

・バースデーイベントのデータを集計しているのも客観的事実を確認するため。

・HPの改正と共にDMで顧客満足度調査をしている。これもなんとなく…でなく、また改めて知る客観的事実の把握に役立つ。

 

~Chapter7~すぐに成果が出るトヨタの「実行力」

88「6割」で動く!

初動が大事、6割の中身。行動力が大事。

 

90目標は「数値」で表現する

・ドリームシートでの実現性。数値化することでより具体的になった。

・ブログ・コメント・殿堂入り 数で評価。

 

91どんなことでも期限を決める

・必ず期限を共有。

・期限をちゃんと伝え合い、把握することが大事。

 

92「あるべき姿」に近づくための「目標」をつくる

(例)大谷選手の自己実現シート

 

95組織に横串を通す

・ライフ内での他店舗との横のつながり。

・本社のone pointで各店舗が取り組んでいる環境改善などを全店舗に適用してやりたい。

 

~後半のまとめ~

先月と同様、ライフスタジオ(ココハナ)でも実践できる内容(実践している内容)があり、より日々の実践に結びつけやすかった。討論も日常の業務に置き換えて考えられるため、様々な意見が出やすかった。また、今月の内容としては業務改善や、マインド的な部分、今後の予約対策についてなど参考になる部分が多く、主題討論の目的である日々の実践に活かしていきたらと思う。

 

 

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